Les expositions sont parfois destinées à être installées en plusieurs lieux successifs. Pour le bon déroulement du projet, il est important d’anticiper son caractère itinérant dès les prémices du projet. En effet, connaître le nombre de lieux d’accueil permettra d’optimiser les coûts de fabrication et l’énergie déployée en produisant dès le départ les éléments qui habilleront les différents lieux successifs, sans avoir à relancer une fabrication pour chaque espace. Par exemple, si l’exposition intègre des « consommables graphiques » comme des affiches à tapisser aux murs (type affiches dos bleu), la totalité pourra être fabriquée en avance.
Si vous envisagez d’organiser une exposition itinérante, quelques points sont à prévoir avant de démarrer les commandes auprès des prestataires commissaires, designers, scénographes ou muséographes :
Les lieux d'accueil de l'exposition
Dans un monde idéal, il s’agirait de réserver à l’avance les espaces dans les différents lieux d’accueil. Toutefois, c’est rarement possible, un certain nombre de lieux ayant besoin d’être convaincus par une exposition existante, pour la faire venir chez eux. Il sera toutefois indispensable de faire marcher votre réseau pour décrocher au moins les premiers lieux d’installation, et poser les bases de la suite de l’itinérance en prenant contact en amont avec les responsables d’accueil.
Le stockage entre les différents lieux d'accueil
Le plus pratique sera d’organiser le trajet inter-lieux le même jour, pour vous éviter de devoir stocker l’exposition entre son démontage et son montage suivant. Cependant, il arrive que cela ne soit pas possible, et qu’il y ait un trou dans le planning, de quelques jours, quelques semaines ou quelques mois. Dans ces cas-là, il est important d’avoir une solution de repli, pour stocker l’exposition dans de bonnes conditions, qu’elle soit démontée ou encore remontée de manière très temporaire.
Le véhicule de transport
Comment allez-vous faire voyager l’exposition ? Dans quel type de véhicule ? Qui s’occupe du transport ? Les expositions d’œuvres prestigieuses font appel à des transporteurs spécialisés. Pour une exposition au budget plus modeste, il s’agira souvent de faire « avec les moyens du bord », c’est-à-dire en empruntant la camionnette de votre organisme, ou en louant un petit véhicule de déménagement grand public. Dans tous les cas, prévoyez-le, afin d’indiquer aux scénographes les dimensions dudit véhicule, dans lequel l’exposition devra rentrer.
Le personnel de manutention
Le premier montage (le plus long) sera généralement effectué par les conservateurs et les scénographes, sur le premier lieu d’exposition. En revanche, pour la suite des démontages/remontages, c’est plutôt l’équipe du commanditaire du projet qui s’occupera de sa manutention, avec l’aide de l’équipe d’accueil composée entre autres du ou des régisseurs. Vous pourriez être tenté de confier intégralement cette manutention aux lieux d’accueil, mais sachez que les lieux d’accueil de petite dimension ont rarement du personnel formé à cette mission. Le meilleur chef d’orchestre sera celui qui connait le mieux l’exposition, à savoir vous, si vous en êtes le commanditaire.
La convention de prêt
C’est à l’organisateur de l’itinérance de l’exposition que revient la rédaction des conventions de prêt, à faire signer entre le prêteur et l’emprunteur.
L’assurance
Il vous faudra évaluer la valeur de l’exposition, mobilier de scénographie et objets exposés compris. Si l’ensemble des pièces de l’exposition vous appartient, à vous de décider si vous souhaitez l’assurer ou non. En revanche, lorsque l’exposition intègre des pièces qui ont été empruntées, il est courant de souscrire à un contrat d’assurance qui couvrira toute la durée de l’itinérance, en cas de vol ou de vandalisme.
Les financements
Une exposition itinérante fait souvent appel à plusieurs corps de métier : commissaire, rédacteur, traducteur, designer/scénographe/muséographe, menuisier, imprimeur, graphiste, agence de communication et de relations presse, transport, location de lieux, vernissage, etc. Suivant le temps que chacun devra y consacrer et l’envergure de l’exposition, le budget à prévoir par le commanditaire est très variable. Cela peut aller d’un petit budget de quelques milliers d’euros (micro-expo) à un budget plus conséquent de quelques dizaines de milliers d’euros (expo de taille moyenne). La recherche de financements se prépare en amont. Suivant la thématique de votre exposition, pensez aux appels à projets régionaux, aux appels à projets culturels et scientifiques, aux fondations publiques ou privées.
Le cahier des charges
Passons aux choses sérieuses, la partie administrative du projet a bien avancé, vous souhaitez alors lancer une consultation pour démarrer la conception de l’exposition. Le cahier des charges détaille toutes les tâches que vous souhaitez confier à des prestataires extérieurs, en intégrant tout spécialement le caractère itinérant de l’exposition.
Le commissariat
Le commissariat de l’exposition consiste à déterminer ce qui va être dit et montré, il construit le propos sur le plan historique, scientifique, artistique, etc. Il est soit effectué en interne par l’équipe du commanditaire, soit confié à un commissaire extérieur. Côté calendrier, il devra être transmis avec le cahier des charges, ou au plus tard aux scénographes retenus pour le projet dès le démarrage de leur mission.
Calendrier : s’y prendre le plus tôt possible
Les musées et autres lieux d’accueil d’expositions remplissent leurs calendriers d’expositions temporaires parfois plusieurs années à l’avance. Le plus tôt vous contacterez les lieux envisagés, le mieux ce sera, afin de construire le planning d’itinérance de l’exposition selon les disponibilités de chacun, et la logique de parcours géographique.